Digitalisasi Arsip: Dispora Kaltim Melangkah Menuju Manajemen Dokumen yang Lebih Modern

DIALEKTIS.CO, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) menggarisbawahi pentingnya digitalisasi arsip sebagai langkah inovatif untuk meningkatkan pengelolaan dokumen di lingkungan pemerintahan.

Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading menyatakan bahwa proses pemusnahan arsip fisik yang sudah tidak relevan merupakan langkah yang perlu untuk efisiensi dan efektivitas kerja.

“Pemusnahan dokumen yang tidak lagi diperlukan penting untuk mengurangi penumpukan berkas. Namun, kami akan memastikan bahwa proses ini mematuhi regulasi yang ada,” ujarnya.

Rasman menambahkan bahwa penting bagi instansi pemerintah untuk mempertahankan dokumen-dokumen yang masih dibutuhkan dalam bentuk digital, terutama untuk keperluan hukum di masa mendatang.

“Ketika masalah hukum muncul, dokumen tertentu bisa menjadi aset yang sangat berharga. Oleh karena itu, pengarsipan dalam format digital sangat penting,” tambahnya.

Menurut data dari Dispora Kaltim, sebagian besar dokumen fisik yang akan dimusnahkan berasal dari periode antara 2005 dan 2011, sebelum digitalisasi arsip dilakukan secara luas. Meskipun banyak arsip fisik yang sudah usang, data-data penting tetap tersedia dalam bentuk digital, sehingga informasi berharga tidak hilang.

Rasman menegaskan bahwa pemusnahan arsip fisik dilakukan berdasarkan pertimbangan yang matang.

“Dokumen yang telah berusia lebih dari sepuluh tahun dan tidak lagi diperlukan seharusnya dihapus dari sistem. Menyimpan dokumen yang sudah usang hanya akan menghambat pengelolaan dokumen yang lebih relevan,” ungkapnya.

Dengan kemajuan teknologi informasi, Rasman percaya bahwa Dispora Kaltim dapat meningkatkan cara mereka mengelola arsip.

“Dengan adanya digitalisasi, kami dapat mengelola arsip dengan lebih mudah dan cepat. Saya yakin dokumen yang dimusnahkan sudah tidak memiliki nilai guna,” tandasnya. (Adv).

Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Dialektis.co. Caranya dengan bergabung saluran Dialektis.co di WhatsApp atau telegram di link https://t.me/+CNJcnW6EXdo5Zjg1 kemudian join.